Tutulması ve tasdiki zorunlu olan Ticari Defterler

Gerçek ve Tüzel kişiler tarafından tutulacak defterler Yeni TTK ile birlikte kafaları bayağı karıştırdı. Gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirleyen Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca tebliğ 19 Aralık 2012 tarihinde yayımlandı.

Söz konusu Genel tebliğ ile yapılan düzenlemeleri de esas alarak Ticari defterlerin tutulmasını ve tasdiklerini Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu açısından  bir tablo halinde özetlemek gerekirse;

Defterin Adı	Vergi Usul Kanunu açısından					Türk Ticaret Kanunu açısından
	Şahıslar	Kol.Şti	Komdt.şti	Ltd.Şti	A.Ş.	Şahıslar	Kol.Şti	Komdt.şti	Ltd.Şti	A.Ş.
Yevmiye defteri	1-2-3-	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3-4	1-2-3-4	1-2-3-4	1-2-3-4
Defterikebir	1	1	1	1	1	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3
Envanter defteri	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3
Gen.Kur.Topl. ve Müz. Def.							1	1-2-5	1-2-5	1-2-5
Pay defteri								1-2-5	1-2-5	1-2-5
Yön. Kur. Karar defteri								1-2-3-4		1-2-3-4
Nakliyat Vergisi defteri		1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3
Yab. Nak.Kur.Hasılat def.		1-2-3	1-2-3	1-2-3	1-2-3
İşletme defteri	1-2-3	1-2-3				1-2-3
S.M. Kazanç defteri	1-2-3	1-2-3				1-2-3
Damga Vergisi Defteri					1-2

1.Tutulması zorunlu

2.Açılış tasdiki zorunlu

3.Her yıl açılış tasdiki zorunlu

4.Kapanış Tasdiki zorunlu

5.Yeterli yaprak varsa izleyen yıllarda açılış tasdiki zorunlu değil

Vergi Usul Kanunu uyarınca tutulması zorunlu defterler

Bilanço esasında;

• Yevmiye defteri;

• Defterikebir;

• Envanter defteri (Mevcudat ve muvazene defteri);

İşletme hesabı esasında ise işletme defteridir.

Vergi Usul Kanunu uyarınca Tasdiki zorunlu defterler;

1. Yevmiye

2. Envanter defterleri;

3. İşletme defteri;

4. Çiftçi işletme defteri;

5. Nakliyat Vergisi defteri;

6. Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;

7. Serbest meslek kazanç defteri;

Ayrıca VUK ile cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulur.

T.T.K. açısından Tutulacak defterler;

Gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirleyen Gümrük ve Ticaret Bakanlığınca tebliğ 19 Aralık 2012 tarihinde yayımlandı.

Söz konusu tebliğ tacirler tarafından tutulan ticari defterleri kapsar. Kooperatiflerin tutacağı defterlere ve diğer hususlara ilişkin özel hükümler dışında bu Tebliğ hükümleri uygulanacak

Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir

1. Yevmiye defteri,

2. Envanter defteri ve

3. Defteri kebir

Tutmakla yükümlüdür.

Ayrıca Yevmiye, Envanter ve defteri kebire ek olarak;

• Şahıs şirketleri Genel kurul toplantı ve müzakere defterini

• Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler; Pay defteri, Yönetim kurulu karar defteri ile Genel kurul toplantı ve müzakere defterini,

• Limitet şirketler ise Pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterini

tutmak zorundadır.

T.T.K. Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı;

1. Yevmiye defteri,

2. Defteri kebir,

3. Envanter defteri,

4. Pay defteri,

5. Yönetim Kurulu karar defteri

 ile

6. Genel kurul toplantı ve müzakere defterinin

Açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce,

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar,

Noter tarafından yapılır.

Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. (1.1.2013 tarihine kadar tasdik ettirilecek 2013 defterleri için zorunlu değil)

Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında yukarıda yazılı defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.

Yevmiye defteri,

Defteri kebir,

Envanter defteri ile

Yönetim kurulu karar defterinin

Açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.

Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.

Yönetim kurulu karar defteri, Yevmiye defteri, Envanter defteri ve Defteri kebir Yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.

T.T.K. açısından Kapanış onayı yapılacak defterler

6 Haziran 2013 Tarih ve 28669 Sayılı Resmî Gazetede yayımlananTicari Defterlere İlişkin Tebliğ ile 19/12/2012 tarih ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 15 inci maddesi değiştirilmiştir.

Söz konusu tebliğ ile Kapanış onayı yapılacak defterlerin onay zamanı ve şekli şöyledir,

·         Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.

 ·         Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.”

Bu değişiklikle 2012 yılına ait yevmiye defterlerinin kapanış onayı Haziran 2013 ayı sonuna kadar yapılabilecektir

T.T.K. açısından defterlerle ilgili Diğer Hususlar

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.

Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.

Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Kanun ve bu Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.

Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.

Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.

Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.

Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.

Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir.

Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır.

Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.

2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz.