Hile

Günümüzde kurumsal olmayan ve iç denetim yapılmayan her işletmede çalışanlarca yapılan hilelere rastlamak mümkündür.

Hileye müsait küçük ve orta büyüklükte işletmelerde ortaya çıkan bazı gerçekler bulunmaktadır. Bunlardan en önemli olanları:

• Bu tür birçok işletmemiz kurumsal bir yapıya sahip değildir.

• İşletmeler yapılan hileler ile uğranılan zararların bilincinde değillerdir,

• İşletmeler hile konusunda bilgi ve eğitime sahip değillerdir,

• Muhasebe olgusuna gereken önem verilmemektedir,

• İşletmelerde kontrol işlevini yerine getirebilecek “İç Denetim” mantığı gelişmemiştir,

Sonuç olarak hileye karşı işletmelerde iyi bir muhasebe departmanı olmalı, ayrıca hile ile savaş için sağlam bir “İç Kontrol Yapısı” oluşturulmalıdır.

Hile üçgeni

Bir kişinin çalıştığı işletmeyi dolandırmasına neden olarak bilinen veya bilinmeyen çok çeşitli unsurlar vardır. Ancak önemli üç unsur vardır ki buna hile üçgeni denir. Bu unsurların bir araya gelmesi halinde hile kaçınılmaz olur.

Bu unsurlar:

• Baskı,

• Fırsat,

• Haklı gösterme olarak ifade edilebilmektedir.

Bu üç unsuru basit olarak örnekleyecek olursak

• Baskı unsuru: Çalışan, kumar tutkusu nedeniyle büyük tutarlı bir borç altına girmiştir. Gelir düzeyinin yetersiz olması nedeniyle borcunu ödeyememektedir. Alacaklılar çeşitli baskılar yapmakta veya icra yoluna başvurmaktadırlar.

• Fırsat unsuru: İşletmede sağlıklı bir iç kontrol yapısı ve denetim mekanizması olmadığından çalışan yakalanmayacağını düşünmektedir.

• Haklı gösterme unsuru: Yakalandığında, yaptığı eyleminin ahlaki nitelik taşımadığını bilse de çeşitli senaryolar hazırlayarak kendini ve karşısındaki ikna etme çabası içinde olacaktır.
  

Hile yapanların ortak özellikleri

Yapılan çeşitli araştırmalar hileli bir eylem sonucunda yakalanan işletme çalışanlarının taşıdıkları karakteristik özellikleri aşağıda sıralanmıştır.

 Hileye fırsat veren unsurlar

Bir işletmede çalışanların hi­leli eylem yapabilmelerine olanak tanı­yan birtakım unsurlar vardır.

Bunlardan bazıları:

• Çalışan üzerinde oluşan çeşitli bas­kılar,

• İşletmenin yapısının hile yapmaya fırsat sağlaması,

• Yapılan hileyi haklı gösterebilme olanağı.

• İşletmede hilenin bir risk unsuru olarak görülmemesi veya bu riskin değerlendirmeye alınmaması,

• Yönetimin işletmede yaşanan dü­zensizlikleri dikkate almaması,

• İşletme çalışanlarının moral yapısı­nın bozuk olması,

• İşletmede çok sık çalışan değişimi yaşanması,

• Çalışanların işletme sistemi içinde eğitiminin ihmal edilmesi ve faaliyetlerin günü birlik kararlarla yürütülmesi,

• Hızlı büyüme,

• Çok güçlü, sert ve bencil bir liderlik yönetimi,

• Ücret politikalarının bozuk olması,

• İç denetimin zayıf olması,

• İşletmenin belirli bir ahlak politikasının olmaması.

Hile biçimleri

Olası hile biçimlerinin bazıları şöyle sıralanabilir.

• Zimmet,

• Yetkisiz ve uygun olmayan biçimde iskonto uygulaması,

• Yapılmaması gereken veya önceden yapılmış ödemeleri yapma,

• Gerçek olmayan borçlar yaratarak ödemelerini alma,

• Stok ve hurda hırsızlığı,

• Ofis malzemeleri ve sabit varlık hırsızlığı,

• Gider kalemlerini şişirerek ödemelerini kendine yönlendirme,

• İşletme varlıklarını şahsi amaçlar için kullanma,

• Gereğinden fazla sipariş vererek yarar sağlama,
  

Hile yapıldığına dair şüpheler

İşletmede hile yapıldığını veya yapılabilecek bir ortam olduğunu hissettirebilecek şüpheler ve belirtileri aşağıdaki gibi sayabiliriz

• Sağlıksız muhasebe kayıtları,

• Zayıf belge düzeni,

• Kasada büyük tutarlı nakit tutulması ve buradan işlemlerin yapılması,

• Kasada eksik veya fazla tutarda paraların bulunması,

• Küçük hacimlerde ancak yüksek değerli ve fazla talepli stoklar,

• Müşteri şikayetleri,

• Vadesi geçmiş alacaklarda artış,

• Yetersiz ve zayıf yönetim kontrolleri,

• Yetersiz görev tanımları,

• Değerli varlıklara kolay erişim,

• Görevlerin ayrılığı ilkesine uymama,

• Varlıkların yeterli bir biçimde korunmaması,

Muhasebe ortamındaki belirtiler,

• Zamanında, bütünüyle ve uygun biçimde kayda alınmayan işlemler,

• Yetkisiz ve dayanaksız işlemler ve bakiyeler,

• Sonuçları etkileyen son dakika düzeltmeleri,

• Muhasebe dönemlerinde ve sınıflandırmalarda uygunsuz işlemler,

• Kayıp belgeler,

• Belgeler üzerinde bulunan oynamalar,

• Orijinal belge yerine fotokopi belgelerle kayıt yapılması,

• İşletme kayıtları ile doğrulama teknikleri arasında görülen tutarsızlıklar,

• Önemli tutarlarda stok ve fiziki varlık kayıpları,

• Hurda ve firelerdeki artış.

Hileyi önleme yolları

İşletmelerde hilelerin önlenmesi ve ortaya çıkartılmasına yönelik çalışmalar oldukça yoğun çabalar gerektirmektedir. Birçok hilenin ortaya çıkartılması oldukça zordur. Çoğu hile tesadüfen yakalanmaktadır.

Ancak her şeye karşın bir işletmede hilelerin ortaya çıkartılması ve önlenmesi için yapılması gereken bazı işler vardır. Bunlar;

• Belli aralıklarla banka ve alacak hesapları karşılaştırılmalı ve sonuçlar yönetim tarafından gözden geçirilmelidir,

• Aylar itibariyle gider hesaplarının karşılaştırılması yapılmalı ve yönetim tarafından analiz edilmelidir,

• Her ay itibariyle stok sayımları yapılmalı ve kayıtlarla karşılaştırılmalıdır,

• Her ay itibariyle gelir tabloları çıkartılmalı ve karşılaştırılma işlemleri yapılmalıdır,

• Kasa ve çek hareketleri günlük olarak izlenmelidir,

• Ücret ödemeleri ve kayıtları belirli aralıklarla yönetim tarafından kontrol edilmelidir,

• Satıcılara yapılan ödemeler ve ilgili kayıtlar belli aralıklarla kontrol edilmeli ve düzenli olarak doğrulama işlemleri yapılmalıdır.

• Mümkün olduğunca nakit tahsilat yapılmamalı, yapılıyorsa tahsilat makbuzları kontrol edilmelidir.

• Müşteri şikayetleri araştırılmalıdır.

• Çeklerin yetkisi olmayan kişilerce imzalanmasını engellenmeli Çek yazma yetkisini güvenilir insanlara verilmeli, zaman zaman mutlaka kontrol edilmelidir.

• Banka kayıtları ile muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır.

• İşletme kayıtlarında yer alan belgeler üzerinde düzeltme veya tahrifat yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir.

• İşletmenin tedarikçisi durumundaki firmalar ile belirli periyotlar da gerekli mutabakat işlemleri yapılmalıdır.

• Benzer isim ve adresler ile sürekli olarak karşılaşılması durumunda olay detaylı şekilde incelenmelidir.

• Bilanço tarihi itibariyle çıkarılmış olan mukayeseli envanter listeleri incelenmeli ve listelerde yetkili imzaların olup olmadığı kontrol edilmelidir.

• Envanter listelerindeki kaydi bakiyelerin mizan kayıtlarıyla mutabakatı yapılmalıdır.

• Dönem içinde türleri itibariyle ortaya çıkan giderlerin bütçeyle karşılaştırması yapılmalı ve bütçeye göre önemli sapma gösteren harcamaların sebeplerinin araştırılmalıdır.

• Dönem içinde yapılan giderlerden dikkati çeken ve önemli tutarları ihtiva eden harcamalara ilişkin detaylı araştırmalar yapılmalı ve bu giderlerin ödemeleri kontrol edilmelidir.

• Sağlık, yemek, yol vb. masrafların ödenmesinde masraf listeleri üzerinde yetkili imzaların ve liste eklerinde ilgili masrafların belgelerinin bulunup bulunmadığını kontrol edilmelidir. Ayrıca yapılan bu harcamaların varsa işletme tarafından konulmuş olan politika ve prosedürlere uygunluğu araştırılmalıdır.