Sayım noksan ve fazlalıkları

10 Ocak 2015

Mükellefin ödevleri arasında envanter çıkarmak da yer almaktadır. Belirli bir tarihe ilişkin borç, alacak ve varlıkların miktarlarının ve değerlerinin, sayım, kontrol ve düzeltme yaparak saptanmasına envanter denir.

Vergi Usul Kanunu’nun 186 ıncı maddesi uyarınca hesap dönemi sonunda envanter yapmak zorunlu olmakla birlikte, Aylık, veya Geçici Vergi dönemi sonlarında da mükelleflerin tercihine bağlı olarak sayım yapılmaktadır.

Bu sayımlar sonunda öngörülmeyen bazı durumlarla karşı karşıya kalınabilmektedir.

İşletmeden çalınan mallar veya bozulma, kırılma, kaybolma yada kullanım ömürlerinin geçmesi gibi nedenlerle zayi olan mallar ile kasa mevcudunun pek çok nedenle kaydi durumlardan eksik veya fazla çıkmaları (Sayım noksan veya fazlalıkları) öngörülmeyen durumlara örnek olarak gösterilebilir.

Yapılan sayımın sonuçları ile muhasebe kayıtlarında görünen değerler birbiriyle karşılaştırılmalı aralarında bir farklılık bulunması halinde bu farkın nereden kaynaklandığı araştırılıp nedenin bulunması halinde duruma uygun bir çözümle farklılık ortadan kaldırılmalıdır.

Sayım farkları belgesiz alış ve/veya belgesiz satıştan kaynaklanmış olabilir. Böyle durumlarda muhasebe kayıtları gerçek duruma uygun hale getirilmelidir.

Sayım noksan veya fazlalarının, vergi matrahının tespitinde ne şekilde dikkate alınması gerektiği ile muhasebe kayıtları zaman zaman unutulmakta veya tereddütlere neden olmaktadır.

Sayım noksanlığı

Sayım noksanlığı emtianın bir kısmında, bozulma, kırılma, çatlama, paslanma gibi nedenlerden kaynaklanabilir. Bu durumda VUK’ nun 278. maddesine uygun bir şekilde değerleme yapmak gerekir. Ancak bu değerleme işlemini mükellefin bağlı olduğu yerdeki yetkili takdir komisyonunun yapacağı unutulmamalıdır. Eğer bu şekilde bozulan emtianın değeri tümüyle yok olmuşsa takdir komisyonu “emsal bedeli” sıfır olarak belirleyecektir.

Sayım noksanı hırsızlıktan kaynaklanmış olabilir. Bu konuda maliye idaresinin ve yargının öteden beri oluşan görüşü hırsızlık dolayısıyla oluşan zararların gider kaydedilemeyeceği şeklindedir.

Sayım noksanları veya fazlaları bazen de firelerden kaynaklanmaktadır. Fireler dolayısıyla, çoğu kez giren hammadde miktarından daha az miktarda ürün ortaya çıkabilmektedir.

Fire olarak nitelendirilen unsurların gider yazılması için herhangi bir izne veya belgeye gerek yoktur. Ancak firelerin teknik icaplara uygun olması gereklidir.

Sayım noksanlarının nereden kaynaklandığının bilinmemesi halinde, bu tutarın vergi kanunları uygulamasında gider olarak dikkate alınması mümkün değildir. Sayım noksanları kanunen kabul edilmeyen gider mahiyetindedir.

Vergi İncelemeleri sırasında sayım noksanı bulunması halinde, inceleme elemanlarınca sayım noksanlıkları emsal bedeli üzerinden satış olarak dikkate alınıyor. Ayrıca hasılat olarak dönem kârına yansıtılan tutar üzerinden KDV de hesaplattırılıyor.

Öte yandan stok sayım noksanı bulunması hali katma değer vergisi kanunu uygulaması açısından “zayi olan mal” kavramını oluşturabilir.

KDVK’nun 30/c maddesi uyarınca zayi olan mallara ait katma değer vergisi hiç bir şekilde indirilemez.

Şayet söz konusu katma değer vergisi tutarları önceden indirilmişse, indirilen bu tutarlar hasılat KDV olarak dikkate alınmak suretiyle düzeltilir. Ayrıca hasılat KDV olarak dikkate alınan tutarlar gelir ve kurumlar vergisi uygulaması açısından da kanunen kabul edilmeyen gider mahiyetindedir.

Örnek 1:

İşletmenin kasasında yapılan sayım sonucu 31.12.2014 tarihi itibariyle 50.000,00 TL eksik olduğu tespit edilmiştir.

Birinci aşamada;

197- Sayım ve Tesellüm Noksanları H.   50.000,00

                                   100- Kasa H.                                                  50.000,00

 İkinci aşamada;

a-     Noksanlığın Nedeninin Bulunamaması durumunda;

 689- Diğer Olağandışı Gider ve Zararlar    50.000,00

(KKEG)

                  197- Sayım ve Tesellüm Noksanları H.              50.000,00

b-    Noksanlığın genel gider ödemesinin kayıtlara geçirilmemesinden kaynaklandığı tespit edilmişse,

 770- Genel Yönetim Giderleri                   50.000,00

                 197- Sayım ve Tesellüm Noksanları H.              50.000,00

 c-     Noksanlığın nedeni olarak kasa sorumlusunun tespit edilmesi halinde ise

 135- Personelden Alacaklar                     50.000,00

                 197- Sayım ve Tesellüm Noksanları H.              50.000,00

  Örnek 2:

(X) A.Ş.’nin 31.12.2014 tarihi itibariyle emtia stokları üzerinde yapılan sayım sonucu maliyet bedeli 15.000,00 TL olan emtianın stoklarda bulunmadığı tespit olunmuştur.

Birinci aşamada;

Noksan emtia öncelikle maliyet bedeliyle, maliyet bedeli bilinmiyor ise VUK’ nun 267. maddesine göre bulunacak emsal bedeli ile 197 nolu hesaba kaydedilir.

197- Sayım ve Tesellüm Noksanları H.     15.000,00

                                                       153- Ticari Mallar H.                15.000,00

İkinci aşamada;

a-     Noksanlığın nedeni araştırılmış ve (Y) A.Ş.’ne satılan ancak henüz kayda geçmeyen 20.000,00 TL + 3.600,00 TL KDV tutarlı bir faturalı satışın olduğu tespit edilmiştir.

621- Satılan Mal Maliyeti. H.                    15.000,00

100/101/120- Kasa/Banka/Alıcılar H.        23.600,00

                               197- Sayım ve Tesellüm Noksanları                   15.000,00

                                600- Yurtiçi Satışlar H.                                   20.000,00

                                391- Hesaplanan KDV                                     3.600,00

 b-    Noksanlığın Nedeni Bulanamamış ise;

 Zayi olan malın maliyet bedeli                       15.000,00 TL

Mal alışı dolayısıyla yüklenilen KDV (%18)         2.700,00 TL

 Emsal satış bedeli                                         20.000,00 TL

 Hesaplanan KDV (%18)                                  3.600,00 TL

 Olduğuna göre;

621. Satılan Ticari Mallar Maliyeti H.                         15.000,00

689. Diğer Olağan dışı gider ve zararlar                    23.600,00

(KKEG)

                                       197. Sayım ve Tesellüm Noksanları             15.000,00

                                          600 Yurt içi satışlar                                 20.000,00

                                        391. Hesaplanan KDV                                  3.600,00

Böylece noksan malın emsal satış bedeli dönem kazancına ilave edilmiş, KDV si hesaplanmış ayrıca bu mal için alışta ödenen KDV indirim konusu yapılmamıştır.

Sayım fazlalıkları

Gerçek sayım mevcudu, kaydi hesabının bakiyesinden fazla ise sayım fazlası var demektir.

Stok sayım fazlası var ise;

Gerçek stok fazla sayılmış olabilir, satışı yapılan malın stok hesaplarından mükerrer çıkılmış olabilir veya alınan mal stok hesaplarına kaydedilmemiş olabileceği gibi bu hallerin dışında daha pek çok nedenlerle stok fazlası olması mümkündür.

Kasa fazlalığı var ise;

Herhangi bir tahsilat kayıtlara eksik,  herhangi bir ödeme de fazla geçirilmiş olabileceği gibi fazlalığın nedeni anlaşılamayabilirde.

Sayım fazlalığının nedeni envanter süresince araştırılır. Araştırmalar sonucunda bu fazlalığın nedeni bulunmaya çalışılır

Sayımda Fazlalığın ortaya çıkması halinde ilgili hesaba alacak kaydedilir, fazlalığın nedeni belirlendiğinde ilgili hesabın alacağına karşılık bu hesaba borç olarak kaydedilir.

Envanter işlemleri sırasında nedeni bilinemeyen sayım fazlası bulunması halinde bu fazlaların emsal bedelleriyle “gelir olarak” dikkate alınmasında yarar vardır.

Bazı istisnai durumlarda alınan hammaddeden daha çok ürün çıkabilmektedir. Bu gibi durumlarda çıkan fazla üretimlerin de hasılat olarak dikkate alınmalıdır.

Örnek 1:

İşletme yıl sonunda yaptığı envanter sonucu kasasında toplam 60.000,00 TL nakit mevcudu saymış buna karşılık kasa hesabının borç kalanının 57.000,00 TL olduğunu görmüştür. Dolayısıyla Kasa da 3.000,00 TL sayım fazlalığının olduğu ortaya çıkmıştır.

Birinci aşamada;

100- Kasa Hesabı               3.000,00

                                       397- Sayım ve tesellüm fazlaları h. 3.000,00

 İkinci aşamada;

a-     Kasa fazlasının nedeninin, bir alıcıdan 3.000,00 TL tahsil edildiği halde tahsilat kaydının yapılmadığından kaynaklandığı anlaşılmıştır.

397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları Hesabı         3.000,00

                                            120 Alıcılar Hesabı             3.000,00

 b-    Kasa fazlasının nedeni bulunamamış ise;

397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları Hesabı 3.000,00

                       679 Diğer Olağandışı Gelir ve Karlar Hs 3.000,00

 Bu durumda kasa fazlası kar olarak kapatılmıştır.

 Örnek 2:

Dönem sonunda yapılan fiili stok sayımında, stokta 19.000,00 TL değerinde ticari mal olduğu tespit edilmiştir. Bu tarih itibariyle 153-Ticari Mallar Hesabının borç kalanı ise 17.000,00 TL’dir.

 Birinci aşamada;

153-Ticari Mallar                    2.000,00

                                397- Sayım ve Tesellüm Fazlaları          2.000,00

 Envanter süresince yapılan araştırmalarda fazlalığın nedeni tespit edilememiştir.

 Bu durumda aşağıdaki muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir:

 397- Sayım ve Tesellüm Fazlaları         2.000,00

                679-Diğer Olağandışı Gelir ve Karlar         2.000,00