Ticari Defter ve Belgelerin saklama süresi
4 Ocak 2019 Sirkü 1329
Ticari hayatta defter ve belgelerin TTK, SGK ve Vergi Kanunları açısından hayati önem arz ettiği bilinen bir gerçektir.
Tutulacak defterler ve düzenlenecek belgelerin nevi ile muhafaza ve ibrazına ilişkin TTK, SGK ve VUK süreler tayin edilmiş aksi durumlarda ise ağır cezai müeyyideler belirlenmiştir.
Bu üç farklı mevzuat ta düzenlenen defter ve belge muhafaza ve ibraz süreleri aşağıda özetlenmiştir.
1- TTK Mevzuatı açısından
TTK Mevzuatında defter Belgelerin saklanması ve saklama süreleri 82 inci maddede belirtilmiştir. Söz konusu madde hükmü gereği;
Her tacir;
-Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
– Alınan ticari mektupları, Gönderilen ticari mektupların suretlerini, Yapılan kayıtların dayandığı belgeleri,
Sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl süreyle saklamakla yükümlüdür.
Belgeler, Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla, görüntü veya veri taşıyıcılarda saklayabilirler .
Kayıtlar elektronik ortama alınıyor ise, bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilir.
Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.
Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini istemelidir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.
Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi hâlinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
2- 5510 sayılı SGK mevzuatı açısından
SGK Mevzuatında defter Belgelerin saklanması ve saklama süreleri 86 ıncı maddede belirtilmiştir. Söz konusu madde hükmü gereği
İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.
3- VUK açısından
VUK açısından defter ve belgelerin muhafaza süreleri 253’üncü maddede belirtilmiştir. Söz konusu madde hükmü gereği Defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takibeden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.
253 üncü maddedeki zorunluluklara tabi olanlar aynı kanunun 256 ıncı maddesi gereği, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar.
Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike ve 3568 sayılı Kanunun 8/A maddesi uyarınca düzenlenecek katma değer vergisi iadesine dayanak teşkil eden rapora konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler ve serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.
4- Diğer mevzuatlar açısından
5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanuna göre yükümlü sayılanlar,
Bankacılık, sigortacılık, bireysel emeklilik, sermaye piyasaları, ödünç para verme ve diğer finansal hizmetler ile posta ve taşımacılık, talih ve bahis oyunları alanında faaliyet gösterenler; döviz, taşınmaz, değerli taş ve maden, mücevher, nakil vasıtası, iş makinesi, tarihi eser, sanat eseri ve antika ticareti ile iştigal edenler veya bu faaliyetlere aracılık edenler ile noterler, spor kulüpleri ile bunların şube, acente, temsilci ve ticari vekilleri ile benzeri bağlı birimleridir.
Ayrıca sayılanlar dışında kalan iş ve meslek sahiplerinin yükümlü yapılabilmesi için de yürütme erkine yetki verilmiştir.
Yükümlüler Kanunla getirilen yükümlülüklere ve işlemlerine ilişkin her türlü ortamdaki;
– Belgeleri düzenleme tarihinden,
– Defter ve kayıtları son kayıt tarihinden,
– Kimlik tespitine ilişkin belgeleri ise son işlem tarihinden itibaren
Sekiz yıl süreyle muhafaza ve İstenmesi halinde yetkililere ibraz etmekle yükümlüdür.
Ayrıca Başkanlığa yapılan şüpheli işlem bildirimine veya uyum görevlisine yapılan dahili bildirimlere yönelik belge ve kayıtlar, bildirime ek yapılan belgeler, uyum görevlilerince bildirimde bulunmama kararı verilen şüpheli işlemlere ilişkin yazılı gerekçeler, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü kapsamındadır.
————————————-
Hatırlatma:
Sirkülerimiz bilgilendirme amaçlı olup belirli bir konu hakkında genel çerçevede bilgi vermek amacını taşıdığından içerikten kaynaklanan veya içeriğe ilişkin ortaya çıkan sonuçlardan dolayı herhangi bir sorumluluk iddiasında bulunulamaz.
Bu sirkümüzde yer verilen bilgiler yazının tarihi itibarıyla geçerli olup, yazı tarihinden sonra gerçekleşebilecek yasal değişiklikler, gelişecek uygulamalar ve yargı kararları ileride farklı düzenlemeleri ve değerlendirmeleri gerektirebilmektedir.
Bu nedenle konular ile ilgili karar vermeden önce profesyonel bir danışmandan görüş ve destek alınması tavsiye olunur.